7 outils pour décupler votre productivité dans 3 mois

PERFORMANCE27 outils pour décupler votre productivité en 3 mois

Notre promesse est de faire passer votre cabinet d’une moyenne annuelle +0,8% de gains de productivité à +10% en moins de trois mois de travail.

Mais l’ambition est plus élevée, car à notre sens, il y a 20 à 30% à gagner à relativement court terme (deux à trois ans).

Oui mais comment ? Très simplement, suivez le guide !

Outil de productivité

Outil n°1 : tout part des processus

  • Décomposez les tâches essentielles à surveiller dans tout le processus productif de chacune de vos missions ;
  • Modélisez ainsi tous vos processus productifs clés (métier par métier : comptabilité, social, juridique, audit légal) et insistez plus particulièrement sur la phase de gestion de vos appros clients qui se complexifie notablement du fait de l’explosion des filières collaboratives client-cabinet ;
  • Vous venez de créer un modèle productif de cabinet, mieux, un « cabinet systémique » : tous vos collaborateurs (et tous vos clients) vont désormais se conformer à une organisation homogène et hautement efficace, dont vous imposez vous -même le niveau de performance.

Outil de productivité

Outil n°2 : la gestion de vos obligations

Qui n’a pas connu les bonnes vieilles feuilles Excel tenues par chacun de ses collaborateurs sur ses dossiers :

  • chaque feuille est différente (évidemment !)
  • elle est tenue à jour manuellement sans lien avec votre GRC (donc pas forcément à jour)
  • vous n’avez aucune vision consolidée (dommage pour votre pilotage)
  • en cas de maladie, d’absence ou de départ, c’est vite la débâcle… Du vécu ?

« Oui mais c’est c’était AVANT » comme dit la pub : hum…enfin nous l’espérons pour vous !

Lorsque tous vos processus sont modélisés, leur personnalisation automatique par des données clients spécifiques à chaque dossier permet de créer toutes les obligations à date de chaque dossier. TurboBusiness les appelle des rubriques clients.

Ces rubriques sont captées soit par synchronisation automatique dans votre GRC/GI, soit saisies manuellement en complément : chaque collaborateur va vous aider à réaliser cela en moins de deux heures sur son portefeuille.

Le plus difficile est fait ! Oui oui…

Outil de productivité

Outil n°3 : cap vers vos budgets de temps prévisionnels

Toutes vos missions sur tous vos dossiers sont maintenant équipées de leurs obligations précises et à date. Il suffit maintenant que chaque tâche soit affectée :

  • d’un temps normé (dans 95% des cas : nous vous les fournissons)
  • d’un temps personnalisé (dans les autres : tenue, révision, supervision, rendez-vous client – nous vous aidons à « challenger » vos temps passés n-1)

pour que tous vos budgets de temps soient construits ET lissés sur toute l’année automatiquement.

Oui vous avez bien lu, AUTOMATIQUEMENT. Pas dans des semaines…

Votre gestion interne ne le fait pas ? Et si vous chargiez la plaquette de TurboBusiness sur la droite de votre écran ?…

Outil de productivité

Outil n°4 : votre planning de charge automatique et dynamique (le fantasme !)

Si toutes les tâches productive de tous vos dossiers sont positionnées toute l’année et que chacune est affectée d’un temps prévisionnel, votre planning de charge devient presse-bouton !

Automatique mais aussi dynamique si possible car si des tâches sont réalisées avant la date prévue (cela peut arriver) ou après la date, il doit se recalculer dynamiquement.

TurboBusiness vous offre cela, mais il va plus loin :

  • il s’affiche par collaborateur et par mois (avec le détail des dossiers, des missions et des temps budgétés)
  • mais également par niveau de ressources : assistant de tenue, collaborateur réviseur, chef de mission, expert comptable, collaborateur social, collaborateur juridique, collaborateur audit…et si certains sont « mixtes » (compta + social), alors un pourcentage de répartition du temps permet d’affecter les ressources temps prévisionnelles selon des pourcentages saisis.

Ce double affichage permet de savoir à la fois :

  • qui est surbooké ou sous-booké
  • à quel niveau de ressources se situe votre besoin crucial : fini les embauches au doigt mouillé qui tuent votre rentabilité…

Outil de productivité

Outil n°5 : votre saisie d’activité totalement liée avec contrôle instantanés des malis

Chaque collaborateur affiche dès son arrivée la liste de ses tâches à réaliser :

  • il connaît à l’avance le budget de temps précis affecté à la tâche (nous constatons que cette « règle du jeu » est absente depuis longtemps de la plupart des GI du marché : ce qui veut dire que vos collaborateurs vont faire exploser vos temps prévisionnels sans aucune conscience de le faire car ils n’avaient tout simplement pas l’information !) ;
  • un simple « glisser-déplacer » lui permet de saisir à la fois son temps et son obligation comme terminée (il pourrait saisir ce temps et gérer l’obligation depuis son agenda personnel également chaîné) ;
  • il constate instantanément deux causes de malis potentiels :
    • le sur-temps passé
    • un éventuel glissement de fonction (il a travaillé sur une tâche en dessous de son PVC optimal).

Outil de productivité

Outil n°6 : vos agendas personnels et un planning collectif

Chacun peut décider de répartir précisément sur sa semaine sa liste de tâches : elles sont alors considérées comme des rendez-vous avec soi-même ce qui est très pratique en période fiscale pour optimiser l’exploitation de sa semaine. Bien évidemment les tâches de durée trop courte sont filtrées pour éviter un agenda illisible.

Lorsque les rendez-vous sont terminés, la tâche est dite terminée et TurboBusiness propose le temps prévu qui est validé ou modifié par le collaborateur.

Vous pouvez aussi gérer deux autres sources de tâches :

  • des rendez-vous saisis directement à la souris dans l’agenda de TurboBusiness
  • des rendez-vous synchronisés depuis votre smartphone.

Absolument TOUT ce qui remplit votre agenda se trouve enfin rassemblé au même endroit et géré à l’optimum ! Les experts-comptables réfractaires à la saisie des temps pourront demander à leur secrétariat d’affecter des codes dossiers et codes tâches sur leur rendez-vous synchronisés : leurs temps seront alors saisis automatiquement ! Une bonne nouvelle, non ?

Chaque cadre peut alors consulter le planning de ses équipes collectivement, sans déranger personne, ou organiser une réunion de planification hyper-efficace pour donner ses directives.

Outil de productivité

Outil n°7 : une batterie d’états sans concession !

TurboBusiness offre une panoplie d’états sans complaisance que mérite enfin votre cabinet :

  • état des malis commerciaux (auriez-vous mal vendu vos honoraires dès la signature ?) ;
  • états de malis corrigés des taux d’avancement (pour rectifier le tir chaque mois et viser une stratégie « Zéro Mali ») ;
  • état des dépassements de temps projetés en fin de mission (oups çà peut énerver !) ;
  • états des PCA du cabinet pour votre bilan (automatique et exportable sous Excel pour retraitement) ;
  • divers autres indicateurs à venir, dont certains très novateurs (vitesse de production…).

Alors, prêt(e) pour les 7 « travaux d’Hercule » de votre cabinet ?

Ce descriptif rapide de ces outils très avancés vous séduit et la perspective de gagner facilement et rapidement les premiers 10% de productivité dans à peine quelques mois vous motive ?

Le tout dans 3 mois (parfois moins) ?

→ Rendez-vous sur cette page pour en savoir plus ou envoyez un message d’inscription ou bien appelez au 05 56 60 38 29 pour vous inscrire !

 

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