Vos rendez-vous de bilan plus tôt et sans décalage

PlanningVos rendez-vous de bilan plus tôt et sans décalage

Finir la période fiscale au plus vite… Ne pas subir le stress des aléas permanents et de l’improvisation induite…

Pourquoi certains cabinets parviennent-ils à terminer leurs bilans 31/12 au 31/03, quand la plupart des autres galèrent jusqu’en lisière des dates légales ?…

C’est juste une question de méthode, et cette méthode vous la connaissez !
Car vous l’utilisez dans différentes circonstances personnelles ou professionnelles…

Tenir vos dates de rendez-vous de bilan ou prendre un avion : c’est pareil !

Quand vous prenez un avion, voici votre méthode pour ne pas le manquer (une fois que vous l’avez réservé) :

  • vous raisonnez par rapport à la date et à l’heure du décollage de votre vol ;
  • le jour J, vous enlevez au moins 30 à 60 minutes pour vous enregistrer et passer les contrôles (selon les compagnies et la période)… ;
  • …vous déduisez le temps de transport (avec une marge pour la circulation et autres aléas) pour parvenir à l’aéroport… ;
  • …vous décomptez enfin les préparatifs chez vous (faire vos bagages, rassembler les papiers nécessaires etc…)… ;
  • …et vous obtenez une heure limite pour lancer le processus « je prends mon avion » !

En fait qu’avez-vous fait ? Vous avez rétro-planifié ce processus en partant de l’objectif = « monter dans l’avion à l’heure et sans stress » et avez défini des plages de temps avec des « heures jalons » pour déclencher les étapes intermédiaires décrites ci-dessus.

avion-decollageCette méthode est hautement efficace (99% de réussite) car vous manquez rarement votre avion, a fortiori lorsque vous partez dans sous les cocotiers ! 😉

Alors pourquoi ne pas l’utiliser pour planifier vos rendez-vous de bilan ?

Trois raisons font que cette méthode devient inopérante professionnellement dans beaucoup de cabinets .

  • vous dépendez de différentes personnes (les clients, vos collaborateurs et de vos propres aléas !) ou d’entités externes (l’administration, les éditeurs de logiciels,…) ;
  • il  y a de nombreuses tâches à orchestrer en amont avec des dates butoir ;
  • ces tâches ont un budget de temps prévisionnel que vous ne connaissez pas toujours bien… et que vous ne maîtrisez pas car les temps réels seront possiblement différents.

Tout ceci génère beaucoup d’incertitude et vous amène à raisonner différemment : quand un projet de bilan est quasi prêt, vous demandez à la secrétaire de positionner le rendez-vous avec le client !

Mais là, ce n’est plus vous qui contrôlez, ce sont les aléas des uns et des autres qui pilotent pour vous…

Comment en sortir ? Voici 5 mesures à prendre d’urgence :

  1. Budgétez vos temps en les raccourcissant (des temps normés peuvent vous aider à couper les temps passés n-1 de 25% au moins) : au moment de commencer une tâche, le collaborateur devra savoir par avance de combien de temps il dispose ;
  2. Planifiez tous vos rendez-vous de présentation des comptes annuels longtemps à l’avance en validant le taux d’occupation de vos collaborateurs (et cadres) sur les 3 à 4 mois de « bourre » : si ça coince, répartissez mieux les travaux ou lissez les dates de rendez-vous ;
  3. Rétro-planifiez toutes les obligations de vos personnels puis pilotez-les en vous servant d’alertes clients ou internes ;
  4. Surveillez les « dates jalons » à ne pas dépasser à chaque stade (tâche ultime par poste de travail par exemple) ;
  5. Prévoyez des tampons de temps pour assurer la sécurité de vos dates de rendez-vous afin de n’en décaler qu’un très petit pourcentage.

Sans ce travail d’organisation, votre fin de période fiscale ressemblera chaque année au même « far west », avec stress permanent et extrême fatigue à la clé ! Evidemment, si vous surveillez tout cela dans Excel, bon courage…

cerisesNous avons inventé la Méthode des 5P pour rendre TurboBusiness capable facilement de mettre en oeuvre ces cinq recommandations : l’organisation devient « fun » tout à coup !…

Cerise sur le gâteau : en avançant vos dates de rendez-vous, vous réduisez mécaniquement vos délais et vos temps passés, et vous enregistrez des gains de productivité spectaculaires.

Vos rendez-vous de bilan plus tôt et sans décalage, c’est désormais possible !

Pour en savoir plus : téléchargez la documentation de TurboBusiness à droite de cet article et consultez cette page expliquant la Méthode des 5P.

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