Choisir vos gains de productivité – 3/6

Temps budgétésChoisir vos gains de productivité – 3/6

Cet article fait suite à ceux-ci :
Choisir vos gains de productivité – 1/6
Choisir vos gains de productivité – 2/6

La récupération des temps passés n-1 pour construire les temps budgétés n est fréquente dans les cabinets : tellement que tous les éditeurs majeurs de gestion interne proposent cette option dans leurs fonctionnalités de construction des budgets !

Oui, mais il y a un ennui : c’est juste une hérésie…

Pourquoi donc ? Plusieurs arguments militent pour ne pas adopter sans révision ces temps n-1 :

  • ils sont le produit de plusieurs années de vécu avec le client et ont tendance à stocker le temps de l’année la moins efficace, sans forcément de remise en question : ce qui veut dire qu’ils sont souvent surestimés par précaution sans référence à des temps normés. L’effet de cliquet classique empêche leur redescente…
  • ils reflètent l’organisation du travail du collaborateur qui n’est que rarement un as de l’organisation : travail en multitâches, surqualité, absence de remise en questions des méthodes de travail, conservation de marges de sécurité…
  • les collaborateurs n’ont pas de notion de budgets de temps précis au moment où ils travaillent sur les différentes tâches de la mission : cette absence de règle du jeu couplée souvent à l’absence de budgets lissés dans le temps ne donne aucune indication du taux d’avancement et de l’efficacité sur le dossier. La Loi de Parkinson fait alors des ravages…

Nous estimons de ce fait que les temps passés historiques sont surévalués de 30 à 50% sur beaucoup de dossiers ! Parfois plus…

Couplez cela à deux autres phénomènes fréquents :

  • des glissements de fonction qui dégradent sensiblement la rentabilité du dossier ;
  • des honoraires surévalués car indexés depuis des années sur un taux d’inflation plus ou moins confortable…

Le cabinet se trouve alors dans une situation paradoxale doublement « à risque » :

  1. Absence de rentabilité ou rentabilité médiocre d’un certain nombre de dossiers…
  2. couplée à un risque sérieux de départ de clients qui finiront par trouver leurs honoraires trop élevés. Les tarifs affichés sur Internet issus de cabinets low-cost font leur travail de sape…

Le passé a montré que beaucoup de dossiers de PME ont quitté les cabinets : ce n’est pas totalement étranger aux phénomènes décrits ci-dessus.

Il y a plus grave encore…

Cette absence de remise en cause des temps passés n-1 « nuit gravement à la santé » du cabinet pour reprendre une formule célèbre :

  • Les budgets de temps ne sont pas « challengés » : ne pas serrer ces budgets revient à accepter une période fiscale interminable et une satisfaction client assez moyenne ;
  • L’acceptation implicite de nombreux glissements de fonction perpétue des dysfonctionnements organisationnels qui tuent très sûrement la rentabilité du cabinet.

Plutôt que choisir ses gains de productivité,
le cabinet est le jouet des circonstances,
il subit sa période fiscale mais ne la contrôle pas.

La Méthode des 5P préconise de revoir drastiquement les budgets de temps sur les dossiers, réconciliant l’intérêt du client et celui du cabinet : car raccourcir les délais de production, c’est aussi réaliser mécaniquement des gains de productivité importants !

Nous verrons dans un prochain article comment challenger vos budgets de temps prévisionnels en mettant toutes les chances de votre côté pour réussir.

Pour en savoir plus :
La Méthode des 5P
TurboBusiness et la Méthode des 5P
La Méthode des 5P : impossible sans TurboBusiness !

 

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