Des états à base de taux d’avancement

http://www.dreamstime.com/-image3915766Des états à base de taux d’avancement, cela change tout !

La plupart des statistiques fournies dans les logiciels conventionnels de gestion interne proposent un suivi des temps passés en comparaison des temps budgétés, avec calcul d’écarts.

Si cette approche fournie déjà une information non négligeable, elle n’est pas suffisante en ce qu’elle occulte la notion de taux d’avancement qui est fondamentale pour un suivi pertinent.

Nous parlons ici d’un « vrai » taux d’avancement, pas d’un taux de consommation des temps budgétés !

Avoir déjà des budgets de temps

Une minorité de cabinets ont des budgets de temps satisfaisants, à savoir un volume annuel découpé par mois, par tâche et par collaborateur (ou par niveau d’intervenant).

S’ils l’avaient, ils bénéficieraient alors de fait d’un planning de charge, qui est une denrée rare actuellement.

Ce travail n’est souvent pas fait car c’est un chantier lourd en l’absence d’outil puissant pour le réaliser rapidement : c’est l’une des qualités majeures de TurboBusiness qui construit cela depuis des processus, des tâches et des temps normés.

L’ajout de temps personnalisés sur quelques tâches (tenue, révision, rendez-vous annuel) permet alors une estimation très correcte de ces budgets prévisionnels.

C’est de loin beaucoup mieux que la facilité consistant à utiliser les temps passés n-1 pour évaluer les temps n ! Nous y reviendrons dans un article futur…

Qu’est-ce que le taux d’avancement ?

Par définition, le taux d’avancement est le ratio entre les temps budgétés sur les tâches prévues terminées et le temps budgété total.

Beaucoup de cabinets gèrent cette notion manuellement afin de recaler en permanence leur planning de charge : ils interrogent alors leurs collaborateurs périodiquement.

Cette méthode a le double défaut d’être :

  • lourde (mobilise du monde pour estimer puis saisir l’information)
  • et imprécise (estimations très « à la louche » des collaborateurs).

Pour calculer le taux d’avancement au fil de l’eau, il faut avoir un ensemble de tâches (prévues à date et affectées de budget de temps) qui sont cochées quand elles sont effectuées par les personnels productifs.

C’est exactement la méthode utilisée dans TurboBusiness.

Check-listL’intérêt des statistiques à base de taux d’avancement

Ces statistiques permettent de corriger et calculer en cours d’année :

  • les bonis/malis (corrigés du taux d’avancement)
  • les écarts temps budgétés/temps passés (et le dépassement extrapolé de fin de mission)
  • et les PCA du cabinet pour ses comptes annuels.

Périodiquement, le cabinet peut alors rapidement intervenir sur des missions qui dérapent en ayant une vision du mali instantané et une estimation du volume d’heures additives en fin de mission.

Quand on connaît l’aversion des clients pour des régularisations imprévues de fin de mission (cause classique de conflit et de départ), il vaut mieux anticiper et solutionner les dépassements éventuels au fil de l’avancement de la mission.

Le taux d’avancement géré automatiquement au fil de l’eau devient alors un outil précieux d’adaptation de l’organisation du cabinet mais également de sa gestion interne globale.

Voir l’article « Contrôler les 3 causes de vos malis ».

Voir le témoignage : TurboBusiness : témoignage d’un expert comptable lyonnais.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.