Rendre possible le respect des temps budgétés

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La lutte contre les malis et pour une meilleure rentabilité reste une préoccupation importante des dirigeants de cabinets et les collaborateurs sont de plus en plus conscients de cette nécessité.

Dès lors que des budgets de temps prévisionnels sont fixés sur vos missions, vous estimez probablement que le plus difficile est fait : pourtant, la pratique de terrain montre qu’il n’en est rien ! Mais pourquoi donc ?

Que vaut une planification sans pilotage ?

Le travail initial de budgétisation des temps prévus et de lissage de ces temps sur tout le déroulé de vos missions représente un chantier conséquent.

L’idéal étant d’obtenir une répartition du temps prévu par :

  • dossier
  • mission
  • millésime
  • tâche
  • date.

Cette phase de planification étant réalisée, reste maintenant à la valider dans la réalité du fonctionnement productif du cabinet : le pilotage devient alors essentiel.

Vos collaborateurs ont-ils toute l’information pour respecter vos budgets ?

Que voit-on dans la plupart des cabinets ?

  1. Chaque collaborateur dispose d’une liste de tâches à réaliser (souvent dans Excel) qui sont ses obligations ;
  2. Il saisit ses temps ;
  3. Il coche ses obligations comme terminées.

Mais il lui manque une information essentielle : le temps budgété précisément sur chaque tâche !

En fait, cette information n’a quasiment jamais été à disposition des collaborateurs : comment peut-on alors aider ceux-ci à respecter une prévision qui n’est pas connue ni visible ?

Et comment pourrait-on leur reprocher de ne pas respecter une information qu’ils ne connaissent pas ?

BudgetTempsTacheTurboBusiness fournit le temps budgété de chaque tâche…

La saisie d’activité de TurboBusiness offre la liste des tâches avec le temps budgété sur chacune : ce temps est défini à base de temps normé ou de temps budgété.

Dès lors, avant même de commencer une tâche, le collaborateur connaît le temps qui lui est imparti pour réaliser dans de bonnes conditions de rentabilité sa tâche sur la mission.

Ceci fait toute la différence car inconsciemment, chacun tentera de rester dans le cadre prévu.

D’autant que dans la Méthode des 5P, nous « challengeons » les temps budgétés en évitant de reconduire les temps passés n-1.

Il peut alors valider le temps prévu (ou le modifier) et valider la tâche comme terminée.

…et des compteurs de détection de malis !

Quatre compteurs donnent instantanément dès la saisie d’activité :

  • la comparaison du temps prévu et passé = le « surtemps »
  • la comparaison du prix de vente collaborateur (PVC) et du prix de vente prestation (PVP) = « le glissement de fonction ».

Ils virent au rouge en cas de problème, sensibilisant vos collaborateurs en cas de mali.

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N’hésitez pas à télécharger la documentation complète de TurboBusiness via le formulaire à droite de cet écran.

 

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