Les 3 pré-requis d’une planification optimisée

PlanificationDuPersonnelNous vous exposons dans cet article les 3 pré-requis d’une planification optimisée en cabinet d’expertise comptable

Pré-requis n°1 : le cabinet est soumis à des contraintes

Ces contraintes sont de plusieurs natures :

  • ce peuvent être des ressources humaines « goulots d’étranglement » par exemple l’expert-comptable pour le livrable « comptes annuels » ou le collaborateur paye pour les bulletins ;
  • mais ce sont aussi des règles de management et de gestion qui auto-limitent le cabinet à savoir les purs raisonnements en termes de capacités et de coûts : les notions de planning de charge, de bonis/malis et de taux de temps non facturable. Elles sont statiques et locales et ne garantissent pas la meilleure performance productive du cabinet.

Pour bien faire, il faut gérer ces contraintes pour aller au-delà des faibles gains de productivité enregistrés par les cabinets chaque année : moins de 1% par an en moyenne nationale !

Il est notamment inutile d’optimiser la productivité de ressources « non-goulot » dans la chaîne de production du cabinet car cela ne crée aucun gain de performance : cette idée est contre-intuitive et elle est battue en brèche par les actions répétées des dirigeants de cabinet qui s’efforcent sans arrêt d’optimiser leurs outils productifs sans vision précise des points vitaux à optimiser. Ceci se traduit par des investissements inutiles et coûteux qui obèrent la performance des cabinets !

La grande mode actuelle orientée vers l’investissement à marche forcée dans la « comptabilité dématérialisée » en est le reflet : ce ne sont pas les outils qui créent la productivité mais toute l’organisation qui est autour. Et là, on peut espérer des gains très significatifs de +10 à +30% !

Pendule3Pré-requis n°2 : le double pilotage

Derrière la planification, les cadres du cabinet doivent se livrer un double pilotage afin de réaliser correctement les objectif de la planification :

  • Piloter les délais : traditionnellement c’est l’objet de la « gestion des obligations » mais les outils et les méthodes employées sont relativement périmés car statiques et insuffisants. En effet, la linéarité du processus de production crée une dépendance entre les tâches : le moindre report d’une tâche « amont » va inévitablement décaler les tâches « aval » dans la limite de la date légale. Ce qui fait varier les dates de finition mais aussi les coûts de revient car les aléas génèrent du multitâche qui fait exploser les temps de production ! Nous constatons que les cabinets sont bons dans la tenue des délais légaux mais moins sur leur optimisation… Pour preuve, les états de pilotage des délais sont quasi-absents.
  • Piloter les coûts : il s’agit ici de ne pas pas surconsommer de temps ou de compétences trop chères en rapport des tâches à réaliser. Les budgets de temps annualisés et le planning de charge induit sont un luxe rare dans les cabinets : ils nécessitent des processus détaillés et des temps normés qui permettent une construction plus rapide des budgets, ce qui n’est livré en standard que dans TurboBusiness (voir la documentation téléchargeable en bas à droite de cette page). Ici les cabinets sont bons en termes d’états (cf bonis/malis) mais beaucoup moins en terme de pilotage (leur calcul est réalisé beaucoup trop tard !). Pour obtenir des bonis/malis pertinents tous les mois, il faut un calcul automatique de taux d’avancement des collaborateurs sur leurs missions et dossiers qui lui aussi n’est présent actuellement que dans TurboBusiness.

BureauxErgonomiePré-requis n°3 : le « Grand Principe » d’une planification optimisée

Il repose sur trois points essentiels :

  1. Les dates de planification de tous les livrables du cabinet sont prévues très à l’avance : par exemple, les dates des rendez-vous de bilan entre l’expert et ses clients sont planifiées des mois à l’avance et non pas au fil de l’eau au gré des aléas et des circonstances ! Cette technique très peu employée fait des miracles car elle permet de poser des objectifs très clairs et de challenger toute l’organisation productive du cabinet : ainsi, certains cabinets terminent leurs « grosse » période de bilans (les 31/12) au 31/03 ! Qui dit mieux ?…
  2. Une rétro-planification dynamique est établie puis pilotée : une fois que l’objectif a été défini (point 1), il faut calculer une rétroplanification de l’entrée des différentes ressources humaines avec des dates « jalons » qui permettront de détecter très vite les dérapages et de les corriger. Ceci est donc totalement dynamique, un client qui ne procurerait pas les éléments demandés dans la traditionnelle check-list annuelle verrait passer son tour.. Motivant pour lui aussi.
  3. Dès que l’approvisionnement est parfait, les collaborateurs démarrent un « sprint » productif ni trop tôt ni trop tard : la qualité de l’approvisionnement est déterminante car elle conditionne l’entrée en lice et la terminaison du travail du collaborateur dans les meilleurs délais (vitesse optimisée) en évitant là aussi le multitâche. Partir trop tôt ne sert à rien (sinon la Loi de Parkinson tuera la rentabilité) mais partir trop tard est également à éviter avec tous les risques que cela comporte. Notamment l’emploi de moyens coûteux pour finir le travail à temps…

Les 3 pré-requis d’une planification optimisée
peuvent faire faire un bond colossal dans la productivité de votre cabinet
mais également dans le confort et la gestion du stress
de vos collaborateurs !

Pour aller plus loin : la Méthode des 5P mise en oeuvre dans nos missions et avec le support de TurboBusiness.

Voir le témoignage : TurboBusiness : témoignage d’un expert comptable lyonnais.

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