Les apports du Big Data pour votre gestion interne

Big DataLes apports du Big Data pour votre gestion interne

« Big data » : l’expression est lancée depuis quelques années mais les cabinets ont parfois du mal à en voir des applications concrètes dans leur fonctionnement de chaque jour : nous vous soumettons ici quelques idées de fonctionnalités existantes ou à venir dans le logiciel TurboBusiness.

Le Big Data est le plus souvent associé à des applications marketing et commerciales.

Pour autant, on peut imaginer qu’il permette aussi de fournir des pistes d’optimisation dans l’organisation productive et la gestion interne d’un cabinet.

Voici quelques exemples existants (ou en projet) dans le logiciel TurboBusiness :

  1. Le suivi des obligations par les collaborateurs : TurboBusiness calcule un indicateur de « portefeuille chaud ». Cet indicateur permet de calculer si un collaborateur gère ses obligations en forte proportion dans les derniers jours précédent les dates butoirs. Il permet de détecter 3 phénomènes :
    • le collaborateur travaille toujours en juste à temps et sans filet (cela présente un risque de retard au moindre aléa informatique ou autre) ;
    • le collaborateur a des problèmes professionnels ou personnels (il faut l’aider) ;
    • le collaborateur va vous quitter : la gestion de ses obligations (et probablement de ses temps) n’est plus tenue au jour le jour rigoureusement, c’est souvent un indicateur avancé de son probable départ.
  2. Le suivi des alertes clients : il pourrait calculer la durée moyenne en l’envoi de l’alerte par e-mail au client (demande d’appro) et la date de la finition de la tâche associée. Ce score permettrait alors de détecter les clients les moins rigoureux dans les réponses aux demandes d’appro de leur collaborateur, et éventuellement soit de les sensibiliser (et de leur vendre un peu d’organisation), soit de les pénaliser financièrement ;
  3. Le suivi des missions clients : TurboBusiness calcule automatiquement un taux d’avancement sur toutes les missions ce qui permet de repérer les dérives et surtout de calculer chaque mois des bonis malis corrigés des retards d’avancement. Le cabinet peut alors intervenir très tôt auprès du collaborateur concerné ou alerter le client sur la hausse significative de ses volumes (par exemple) : fini le constat trop tardif des malis qui coûtent d’après nos estimations près de 15.000€ de marge perdue par tranche de 100 clients ;
  4. La vitesse de production des bilans du cabinet : ce futur indicateur calculera un nombre de jours moyens entre l’envoi de la check-list au client et la date du rendez-vous de présentation. Ce délai moyen indique alors la performance du cabinet, la fluidité de sa production et impacte sa productivité. L’objectif devient alors d’abaisser ce délai (soit d’accélérer la vitesse de production) pour raccourcir la fin de période fiscale du cabinet. Ce qui se traduit invariablement par un gain significatif de productivité qui ne provient pas de l’outil de production. Cette notion de fluidité est omniprésente dans la Théorie des Contraintes et le Lean Management.

Les apports du Big Data pour votre gestion interne… et votre organisation !

On voit bien ainsi qu’avec un outil capable de gérer automatiquement certaines données et d’en extraire des analyses pertinentes, votre cabinet peut surveiller sans effort et avec profit ces 4 points de vue :

  • les clients qui vous mettent en retard ;
  • les collaborateurs qui dysfonctionnent ;
  • les missions qui dérapent ;
  • la marge qui s’enfuit…

Le calcul trop tardif de vos malis définitifs rend peu de services à votre cabinet : pire, la perte de clients (et donc de missions) et de collaborateurs vous coûtent très cher.

La perte de chiffre et de rentabilité induite crée une spirale de contre-performances très préjudiciable à terme traduite par le manque de moyens pour investir et embaucher.

Ces analyses, permises par un outil totalement intégré et dynamique, vous permettent de détecter et d’anticiper au maximum afin de prendre des mesures organisationnelles très rigoureuses.

Quoiqu’il en soit, le Big Data appliqué à votre organisation et à votre gestion peut faire la différence entre un cabinet très rentable et les autres !…

De quoi largement optimiser le chiffre d’affaires et la rentabilité d’un cabinet sur ses missions récurrentes existantes dont on sait que la profitabilité se réduit drastiquement depuis des années !

→ Téléchargez la plaquette de TurboBusiness en partie droite de cette page.

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